合同档案专用管理方法

为进一步规范合同档案管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

　　一、 本办法所指的合同档案是公司在日常经营业务中形成的各种协议、合同文本。

　　二、 合同档案管理原则

1、 合同档案相关资料应及时根据编号规则进行编号入档，至少留存一份原件交由合同商务部妥善保存 。

2、 合同资料的保管应注意确保合同资料的`完整、齐全，提高合同的有效利用。

　　三、合同文档的编号规则：

1、合同号分四级进行编号，第一级为本公司缩写“LXG”。

2、第二级为合同档案签订的年份。

3、第三级为相关合同档案的分类缩写。包括SG-施工、SB-设备、BG-办公设备、DH-订货、FW-前期服务、QD-清单、QT-其他。如另有超出现有分类缩写的合同文档类型再进行新分类缩写的添加。

4、第四级为每个年度内所签订合同的连续编号。

　　四、合同文档电子版的管理：

1、按每一具体项目进行合同文本保存的分类工作，同一项目内的合同档案资料放入同一合同文本中。

2、建立合同统计表，按合同编号顺序排列。

3、建立合同支付情况台帐登记表，每个月初根据财务部的上月支付情况表，详尽记录合同的实际收支情况，标识合同执行进度。

4、建立本部门合同收发登记表，对合同文本的实际收发情况执行人进行签字登记，以规范合同文档的收发记录管理。